Papan Kanban Proyek
Sebuah praktik penegak Pilar 1 Pilar 2 Pilar 3 , dilakukan oleh project-executor developer
Apa itu Papan Kanban?
Papan kanban adalah alat bantu visualisasi status pekerjaan, dengan memanfaatkan kartu-kartu yang digeser antar kolom-kolom status pekerjaan. Fungsinya adalah untuk meningkatkan transparansi, baik ke internal maupun ke eksternal.
Papan kanban paling sederhana, karena hanya memiliki satu langkah pengerjaan Task-Task di atas digeser ke kanan sesuai status. Sumber: Sven Wiegand (klik gambar).
Langsung terlihat kalau papan kanban bisa dimanfaatkan oleh individu maupun tim.
Lalu, Apa itu Proyek?
Menurut buku PMBOK, proyek adalah sebuah pekerjaan besar unik yang memiliki target yang jelas, waktu mulai yang jelas, dan waktu selesai yang jelas. Singkatnya, proyek adalah pekerjaan yang tidak berulang.
Karena unik, sebuah proyek memiliki pekerjaan-pekerjaan kecil yang jauh berbeda cara eksekusinya. Contoh, proyek acara pernikahan. Di dalamnya ada pekerjaan ‘undangan’ & ‘makanan’. Keduanya bisa memiliki sub-pekerjaan (biasa disebut task) yang jauh berbeda:
- Undangan
- Mencari inspirasi desain
- Membuat desain
- Mencetak
- Mengirim ke A
- Mengirim ke B
- Mengirim ke C
- dst…
- Makanan
- Mencari nominasi
- Tes rasa katering A
- Tes rasa katering B
- Tes rasa katering C
- Negosiasi & DP
- Bayar lunas
- Konfirmasi kesiapan sebelum hari H
Kalau Begitu, Apa Itu ‘Papan Kanban Proyek’?
Kira-kira, bagaimana format papan kanban yang bisa mengakomodasi dinamisnya task-task sebuah proyek?
Terlihat, kartu yang digeser ke kanan hanya yang menggambarkan task. Dari jumlah task di kolom 'Doing' yang lebih dari satu, terlihat pula kalau papan kanban di atas dimiliki oleh tim.
Yang di atas itulah format papan kanban sebuah proyek.
Bagaimana Papan Kanban Proyek Menegakkan Pilar 1?
Papan Kanban Proyek membantu seseorang untuk melihat kondisi keseluruhan dari sebuah proyek saat ini. Informasi tersebut bisa membuat seseorang bergerak lebih cepat.
Jika proyek dieksekusi oleh tim, Papan Kanban Proyek meningkatkan kolaborasi.
Bagaimana Papan Kanban Proyek Menegakkan Pilar 2?
Papan Kanban Proyek membuat masalah jadi mudah terlihat. Jika ada satu task yang lama di kolom ‘In Progress’ / ‘Doing’, seluruh orang jadi terpicu untuk menanyakan kendala ke pihak yang mengerjakan.
Bagaimana Papan Kanban Proyek Menegakkan Pilar 3?
Papan Kanban Proyek bisa membantu para eksekutor menolak pekerjaan tambahan. Karena sudah jelas secara visual bagi atasan, bahwa pekerjaan mereka masih banyak—sehingga tidak bisa ditambah lagi. Manfaat ini juga berlaku sebaliknya—menunjukkan kalau tim eksekutor sedang agak lowong.
Seperti Apa Cara Penggunaannya?
Sederhana. Buat papannya, isi, lalu terus perbarui. Perbarui minimal setiap hari—meski langsung setelah pengerjaan (baca: realtime) tentu lebih baik.
Jika memungkinkan, buat papan kanban fisik di dinding.
Jika ingin meningkatkan trust dari seseorang, beri beliau akses ke papan kanban proyek Anda & notifikasi jika ada pembaruan penting.
Lihat juga praktik Kanban Personal CEO & Papan Kanban Repetitif
Riwayat perubahan halaman ini github.com/3pillarsofagile/3pillarsOfAgile.github.io/commits/master/_practices/kanban-board-for-a-project.md