Retrospektif Organisasi
Sebuah praktik penegak Pilar 2 , dilakukan oleh ceo hr peopleops
Retrospektif organisasi adalah praktik survei kepuasan pegawai konvensional (employee satisfaction survey), yang ditambah respon tindak-lanjut manajemen, dan dilakukan secara sering dan terjadwal.
Retrospektif organisasi terinspirasi dari praktik retrospektif tim di banyak bingkai kerja Agile. Tidak seperti retrospektif tim yang diusahakan tatap muka, retrospektif organisasi seringnya dibantu software. Itu karena mayoritas organisasi punya jumlah anggota yang lebih dari sebuah tim kecil.
Retrospektif organisasi tidak meniadakan retrospektif tim, justru menjadi pelengkap untuk mengurai masalah-masalah yang tidak terselesaikan di level tim.
Apa Manfaat Retrospektif Organisasi?
- Sebagaimana retrospektif, masalah jadi cepat terangkat—sehingga bisa dicarikan solusinya atau dimaklumi. Jika masalah berkurang, produktivitas harusnya meningkat.
- Karena dilakukan di level organisasi, masalah lintas divisi/departemen jadi bisa tertangani.
- Meningkatkan trust kepada CEO dan manajemen pada umumnya.
- Meminimalisir turnover.
Bagaimana Menjalankan Retrospektif Organisasi?
Jika jumlah anggota organisasi masih sejumlah tim kecil, caranya sama seperti retrospektif tim.
Jika lebih dari itu, berikut salah satu cara:
Retrospektif Organisasi dengan Google Form (Gratis!)
Pada intinya terbagi jadi 4 langkah utama.
- Membuat borang survei.
- Menjaring dan mengolah pendapat.
- CEO merespon.
- Eksekusi aksi perbaikan sampai pengumpulan pendapat berikutnya (paling lama 3 bulan ke depan).
Berikut detailnya.
1. Membuat Borang Survei
Pertama, siapkan borang online survei anonimus. Anonimus ini adalah fitur terpenting. Orang akan sulit terbuka jika tidak anonimus. Untungnya, Google Form mengakomodir ini.
Klik logo 'Setting' (gerigi) di pojok kanan atas.
Lalu jangan centang 'Collect email addresses'.
Jangan takut ada yang mengisi borang lebih dari satu kali—karena anonimus. Jika organisasi kamu menggunakan Google for Business, kamu bisa mewajibkan pegawai (yang memiliki email organisasi tentunya) untuk login sebelum mengisi borang—dengan tetap anonimus.
Centang dua pilihan di atas.
Terkait pertanyaan apa saja di borang, tentu diserahkan ke organisasi masing-masing. Disarankan untuk tidak lebih dari 5 pertanyaan. Pastikan bahwa ada pertanyaan tentang hal(-hal) buruk yang mereka rasakan dan ide-ide perbaikan organisasi. Keduanya bisa dijawab panjang lebar dengan format isian bebas. Dengan begitu pegawai akan merasa diberi ruang untuk mengeluh plus memberikan solusi—meskipun isian bebas membuat kompilasi hasil survei jadi berat.
2. Menjaring dan Mengolah Pendapat
Jika organisasi kamu punya acara kumpul rutin semua pegawai, borang survei bisa langsung diisi di sana. Umumkan tautan borang dan beri waktu maksimal sekian menit untuk mengisi. Hasil mentah dari survei bahkan bisa langsung ditunjukkan di acara tersebut—sekaligus menunjukan ke seluruh pegawai kalau Google Form-nya benar-benar anonimus. Sepengalaman Rizky Syaiful melakukannya di perusahaan klien, momen ini selalu penuh tawa dan mengeratkan organisasi.
Contoh hasil mentah survei Retrospektif Organisasi
Idealnya memang, bisa seperti yang di atas. Namun, jika acara kumpul rutin semua pegawai tidak ada, pengisian borang bisa dilakukan di meja kerja masing-masing. Tentunya dilakukan serentak, dengan waktu terbatas, dan diakhiri dengan menunjukan link ke hasil mentah survei.
Setelah hasil mentah survei terkumpul, berikutnya adalah merangkum sehingga cukup mudah dibaca dan direspon CEO. Google Form sudah melakukannya untuk Anda—tentu kecuali yang berformat isian bebas. Untuk merangkum isian bebas, kelompokkan pendapat-pendapat yang mirip, lalu hitung jumlahnya masing-masing.
Contoh hasil rangkuman dari hasil mentah di atas.
3. CEO Merespon
Tujuan akhir dari fase ini adalah adanya email CEO yang dikirim ke semua pegawai, berisi respon CEO atas hasil survei, plus aksi-aksi perbaikan yang akan dieksekusi sampai retrospektif selanjutnya.
Dari semua hasil survei, ada dua hal prioritas untuk direspon oleh CEO: 1) keluhan, 2) ide perbaikan. Usahakan untuk merespon semua keluhan dan ide perbaikan. Tidak semua keluhan harus memiliki solusi. Jika ada yang belum terpikir solusinya—atau bahkan dianggap sebagai masalah-yang-harus-dimaklumi—CEO wajib mengkomunikasikannya di email tersebut. Yang pasti pegawai sudah tenang, karena semua masalah mereka minimal didengar dan direspon.
Aksi-aksi perbaikan yang CEO pilih bisa berasal dari ide-ide pegawai di survei, atau bisa juga dari ide CEO itu sendiri. Beri penjelasan kenapa dari setiap aksi perbaikan yang dipilih.
Agar pegawai lebih percaya lagi dengan CEO. Tunjukan di email bahwa CEO sudah menaruh aksi perbaikan tersebut ke kanban pribadi beliau. Jika bukan CEO eksekutornya, tetap taruh pekerjaannya dengan format judul “mengecek eksekusi aksi perbaikan A oleh P”.
4. Eksekusi aksi perbaikan sampai pengumpulan pendapat berikutnya
Cukup jelas. Seharusnya ada perubahan atas kondisi organisasi. Karena masalah terpelik pegawai sedang diselesaikan lewat aksi perbaikan retrospektif terakhir. Jika ternyata masalah tidak berkurang sedikitpun, tidak apa. Pegawai tidak kecewa, karena:
- CEO sudah berusaha maksimal dengan melakukan sesuatu—atau mengutus orang lain untuk melakukan sesuatu.
- Retrospektif selanjutnya sudah dekat—paling lambat 3 bulan lagi.
Bagaimana Retrospektif Organisasi bisa Menegakkan Pilar 2?
Jelas. Retrospektif Organisasi adalah praktik nyata yang memungkinkan siklus Build-Measure-Learn berputar di level organisasi.
Lihat juga praktik Retrospektif Tim.
Riwayat perubahan halaman ini github.com/3pillarsofagile/3pillarsOfAgile.github.io/commits/master/_practices/organization-retrospective.md